文書檔案管理的標準應遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用。
文書檔案管理標準與步驟具體步驟包括:
1、收集反映本單位主要職能活動的文件材料;
2、按文件形成的年度歸檔;
3、確定歸檔范圍,不歸檔的文件主要包括沒有查考價值的和重復性的文件;
步驟:分類,文書檔案管理哪家靠譜,可采用直接分保管期限或按年度—組織機構(或問題)分類;立卷,整理成件;分保管期限;文件排列;裝訂;編號;數(shù)頁碼;裝盒;編目;放置備考表;上架。
整個整理過程要確保文件材料的齊全完整,并注意其他載體的文件材料。
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文書檔案管理基本概念
1、文書檔案管理歸檔文件:立檔單位在其職能活動中形成的,辦理完畢應作為文書檔案保存的紙質文件材料。
2、文書檔案管理歸檔文件的整理,將文書檔案管理歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章(編號)、編日(編制文書檔案管理歸檔文件目錄)、裝盒,文書檔案管理,使之有序
化的過程。
3、歸檔的意義:歸檔是文件向檔案轉化的標志,是文書處理的終點、檔案管理的起點。
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文書檔案管理全攻略
1、清理分類:收集所有文書后,記得先清理掉重復和不相關的文件哦,只留下那些需要歸檔的寶貝們,并按照類別進行整理。
2、編頁碼:這一步很重要!以每件文書為單位,從1開始給它編個流水號。別忘了在正面右上角和背面左上角用鉛筆輕輕編上頁碼哦。
3、著錄信息:接下來,把每件歸檔的文書信息都錄入檔案管理系統(tǒng)。這包括年度、機構、保管期限、室編件號、密級等等,一定要詳細錄入哦!
4、蓋歸檔章:在豎式左上角或橫式右上角,別忘了蓋上一個六格的歸檔章,這樣管理起來更規(guī)范。
5、蓋盒、裝盒上架:然后,文書檔案管理多少錢,把文書檔案盒的封面和脊背都蓋上章,然后把文件和備考表都裝進檔案盒里。記得要按照先左后右、先上后下的順序把檔案上架哦!
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