檔案整理的兩大要素
①系統(tǒng)排列和編目
在正常條件下,工程檔案整理外包公司,檔案室接收文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求立好的案卷,檔案館接收各機關按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務,主要是檢查案卷質量,工程檔案整理,制訂館(室)內分類排列方案,進行案卷和全宗的系統(tǒng)排列以及案卷目錄的加工
②局部調整
對已接收但不完全符合整理要求的案卷,進行必要的部分加工整理;對由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發(fā)生重大變化的檔案,進行新的系統(tǒng)化調整
檔案整理數(shù)字化處理的四個步驟
檔案數(shù)字化前處理工作是對檔案數(shù)字化轉換前開展的一種技術準備工作,是在充分尊重檔案真實的基礎上,工程檔案整理公司,從便于保管利用的角度出發(fā),為適應檔案數(shù)字化的技術要求開展的一項基礎性工作。檔案數(shù)字化前處理工作是檔案信息化的基礎,工程檔案整理解決方案,對于整理工作的開展具有十分重要的意義。
檔案數(shù)字化處理首先要確定掃描頁。原則上應將確定為數(shù)字化對象的紙質檔案全部掃描,不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注。第二步要編制頁號。應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。在重新編制頁號時,一般用鉛筆。應將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。第三步是拆除裝訂。應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。第四步是技術修復。褶皺不平影響掃描質量的紙質檔案應行壓平等相應技術處理。
正確的態(tài)度和嚴肅性是檔案整理中不可或缺的
檔案具有政治性保密性特點。為了突出檔案工作嚴肅性,在前期整理工作中,整理人員要保持正確的態(tài)度,認真核對各項內容,如拆除裝訂、實體檢查及數(shù)量清查等。其中的拆除裝訂工作,是提高數(shù)字化效率的關鍵,但值得注意的是,如果紙張較為脆弱、過薄,可以不拆除。實體檢查主要是核對檔案內容是否完整,是否存在缺漏頁現(xiàn)象。數(shù)量清查可以按照目錄進行,確保數(shù)據(jù)庫中的各個條目對應要素與實體相符合。如果發(fā)現(xiàn)錯誤,應立即糾正。
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